Viene detto e ridetto e potrebbe non fare più effetto, ma ribadiamolo: prevenire è meglio che curare.
Se non lo si è ancora fatto, la fine dell’estate è il momento giusto per pensare a un piano di prevenzione dell’emergenza in archivio, soprattutto con l’avvicinarsi delle stagioni piovose. I danni da acqua sono certamente i più frequenti nel nostro Paese, data la situazione idrogeologica dell’Italia. Allora perchè rischiare di trovarsi con un archivio allagato e con documenti rovinati?
Ecco cosa bisogna avere pronto per non farsi cogliere impreparati da un emergenza in archivio (fonte: Linee Guida sulla prevenzione dei rischi e la reazione alle emergenze negli archivi):
Preparare un piano di emergenza
Nel piano d’emergenza deve essere indicato il responsabile della prevenzione e protezione dell’archivio, cui spetta in caso di disastro il compito di verificare, personalmente, la gravità della situazione, di decidere il piano d’emergenza da seguire, i tempi e le modalità d’intervento, di mettere a disposizione delle squadre d’intervento il materiale occorrente preventivamente ordinato, di contattare le ditte e i professionisti specializzati necessari e di eliminare le fonti di pericolo, quali elettricità, gas e acqua, prima dell’ingresso degli operatori.
Il piano deve essere corredato dai seguenti documenti:
- Piante dei piani dell’edificio indicanti i magazzini, finestre, entrate e uscite; estintori, allarmi antincendio; sprinlkler; segnalatori di fumo e/o incendio; condutture d’acqua, gas e riscaldamento; pannelli di controllo degli ascensori; dispositivi di erogazione di elettricità e di acqua e congegni di arresto
- Elenchi delle priorità di salvataggio con la specificazione dei singoli documenti da trarre in salvo
- Istruzioni dettagliate su tutte le fasi dell’intervento di recupero
- Elenco dei contatti esterni (nome, indirizzo, telefono, e-mail degli addetti al pronto intervento)
- Elenco dei locali per il ricovero temporaneo
- Accordi con servizi di trasporto, pulitura, congelamento, asciugatura, liofilizzazione del materiale documentario
- Modulistica
Attrezzature di base
Per gli operatori occorre predisporre in un luogo stabilito, facilmente accessibile anche dall’esterno, un numero sufficiente di:
- caschi di protezione
- mascherine stringinaso in metallo regolabile, 100% tessuto non tessuto
- tute bianche in polipropilene con elastico ai polsi e alle caviglie
- copri scarpa con presa antiscivolo
- occhiali di protezione anche sovrapponibili sugli eventuali occhiali da vista
- guanti monouso in vinile
- matitone a grafite con mina larga
- temperamatite
- penne a sfera (biro)
- pennarelli indelebili e impermeabili
- blocchi per appunti
- taglierini o forbici
- mini torce elettriche
- telefoni cellulari 25
- personal computer portatili
- chiavette/penne di memoria USB
- termo-igrometri a contatto
Per la protezione e il recupero del materiale, occorre predisporre in un luogo stabilito, facilmente accessibile anche dall’esterno un numero sufficiente di:
- teli di plastica
- stracci
- ceste in plastica (bin) del formato 80×120 cm, sovrapponibile (ciascuna può contenere una quantità di materiale pari al massimo a 5 mt lineari)
- bancali euro pallet formato 80×120 cm (ogni bancale può contenere una quantità di materiale pari al massimo a 8 mt lineari)
- trans pallet manuale
- cassette auto-montanti in plastica
- sacchetti di plastica trasparenti formato 40×60 cm
- risme di carta bianca del formato 21×15 cm e del formato A4
- buste trasparenti a sacco del formato A4
- etichette adesive
- pellicola in plastica trasparente per imballo bancali
- nastro adesivo trasparente per imballi con tendi nastro
In caso di alluvioni con tracimazione di fango è necessario dotare la squadra di:
- almeno nr. 2 tavoli smontabili e rivestiti con fogli di polietilene
- almeno nr. 1 pompa idrovora per l’aspirazione dei liquidi
- gruppo elettrogeno di piccole dimensioni per la produzione di energia elettrica (illuminazione, alimentazione computer ecc.)
- serbatoi in gabbia di plastica (tipo da cantiere) da 1 metro cubo.